KI im KMU: 5 Aufgaben, die sich sofort automatisieren lassen

1. E-Mails sortieren und Antworten vorbereiten

Die KI liest eingehende E-Mails, erkennt, worum es geht, und leitet sie an die richtige Person weiter: Anfrage an den Verkauf, Rechnung an die Buchhaltung, Reklamation an den Kundendienst. Für häufige Anliegen liegt gleich ein Antwortentwurf bereit, den Ihr Team nur noch prüft und abschickt.

2. Daten aus Dokumenten auslesen

Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen oder Formulare enthalten immer wieder dieselben Angaben. Die KI holt sie heraus und überträgt sie in Ihre Systeme, auch wenn jedes Dokument anders aussieht. Was früher abgetippt wurde, ist nur noch eine Kontrolle.

3. Gespräche und Sitzungen zusammenfassen

Aus der Aufnahme oder den Notizen eines Kundengesprächs entsteht ein kurzes Protokoll mit Entscheidungen und nächsten Schritten. Das spart nach jeder Sitzung eine halbe Stunde und sorgt dafür, dass nichts vergessen geht. Wichtig: Alle Teilnehmenden müssen mit einer Aufnahme einverstanden sein.

4. Häufige Kundenfragen beantworten

Ein Assistent auf Ihrer Website beantwortet Fragen zu Öffnungszeiten, Lieferfristen, Preisen oder Anleitungen, auf Basis Ihrer eigenen Dokumente. Kann er nicht weiterhelfen, übergibt er an eine Person. So bleibt Ihrem Team mehr Zeit für die Anliegen, die wirklich einen Menschen brauchen.

5. Offerten und Berichte vorbereiten

Aus einer Anfrage und Ihren Vorlagen erstellt die KI einen ersten Offertentwurf, aus Ihren Zahlen einen verständlichen Monatsbericht. Die fachliche Entscheidung bleibt bei Ihnen, die Fleissarbeit nicht.

Worauf Sie achten sollten

• Mit einer Aufgabe beginnen, die häufig vorkommt und klar geregelt ist
• Wichtige Schritte von einem Menschen freigeben lassen
• Keine vertraulichen Daten in öffentliche Chatbots kopieren, sondern Dienste mit klarer Datenschutzregelung wählen
• Festlegen, wo die Daten bearbeitet werden: in der Schweiz, der EU oder auf Ihrem eigenen Server
• Nach einigen Wochen messen, wie viel Zeit tatsächlich gespart wird