Kundenportal: Wann es sich lohnt und was dazugehört

Was ein Kundenportal ist

Ein Kundenportal ist ein geschützter Bereich auf Ihrer Website, in dem sich Kunden anmelden und ihre eigenen Informationen sehen: Aufträge und deren Status, Dokumente, Rechnungen, Termine. Statt anzurufen oder zu mailen, schauen sie selbst nach, rund um die Uhr.

Woran Sie merken, dass es sich lohnt

• Viele Anrufe und E-Mails drehen sich um den Stand von Aufträgen
• Dokumente gehen per E-Mail hin und her und fehlen dann doch
• Kunden müssen Unterlagen hochladen oder Angaben ergänzen
• Sie möchten Ihren Kunden einen Service bieten, der sich von der Konkurrenz abhebt

Typische Funktionen

• Sichere Anmeldung, auf Wunsch mit Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Aufträge mit aktuellem Status
• Dokumente und Rechnungen zum Herunterladen
• Upload von Unterlagen durch den Kunden
• Nachrichten an Ihr Team statt verstreuter E-Mails
• Rollen, damit in einer Kundenfirma jede Person nur sieht, was sie sehen soll

Die Verbindung zu Ihren Systemen

Ein Portal entfaltet seinen Nutzen erst, wenn es mit Ihren bestehenden Systemen verbunden ist: Aufträge kommen aus der Auftragsverwaltung, Rechnungen aus der Buchhaltung, ohne dass jemand etwas doppelt erfassen muss. Diese Schnittstellen sind oft der wichtigste Teil des Projekts.

Klein anfangen

Beginnen Sie mit der Funktion, die die meisten Rückfragen erspart, oft der Auftragsstatus oder der Dokumentenbereich. Ein klickbarer Prototyp zeigt früh, ob Ihre Kunden damit zurechtkommen. Weitere Funktionen folgen, wenn das Portal genutzt wird.