Rechnungen automatisch verbuchen: So funktioniert es im KMU

Der Ablauf in fünf Schritten

• Erfassen: Rechnungen kommen per E-Mail in ein eigenes Postfach oder werden eingescannt
• Erkennen: Die Software liest Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Beträge, MWST und Zahlungsangaben aus
• Prüfen: Dubletten, Lieferantenstamm, MWST-Sätze und Beträge werden automatisch kontrolliert
• Freigeben: Rechnungen über einem bestimmten Betrag gehen zur Freigabe an die verantwortliche Person
• Verbuchen und bezahlen: Die Rechnung wird in der Buchhaltung erfasst und für den Zahlungslauf vorbereitet

Die QR-Rechnung hilft

Seit der Einführung der QR-Rechnung enthält fast jede Schweizer Rechnung einen Swiss QR Code mit IBAN, Betrag und Referenz in maschinenlesbarer Form. Diese Angaben müssen nicht mehr erkannt werden, sie lassen sich exakt auslesen. Für den Rest der Rechnung, etwa Positionen oder den MWST-Ausweis, kommt Texterkennung mit KI zum Einsatz, die auch unterschiedliche Layouts zuverlässig versteht.

Wo KI hilft und wo ein Mensch entscheidet

KI ist stark darin, Informationen aus unstrukturierten Dokumenten zu holen und das passende Aufwandkonto vorzuschlagen, gelernt aus Ihren bisherigen Buchungen. Entscheidungen mit Tragweite sollten aber bei einem Menschen bleiben: die Freigabe grösserer Beträge, neue Lieferanten oder Rechnungen, bei denen etwas nicht stimmt.

Bewährt hat sich das Prinzip «Mensch in der Schleife»: Die Automatisierung bereitet alles vor, eine Person prüft Ausnahmen und gibt mit einem Klick frei.

Was Sie vorher klären sollten

• Welche Buchhaltungssoftware nutzen Sie, und hat sie eine Schnittstelle?
• Wer gibt welche Beträge frei?
• Wie werden Belege archiviert? Geschäftsbücher und Belege müssen in der Schweiz in der Regel zehn Jahre aufbewahrt werden
• Wo dürfen die Daten bearbeitet werden, in der Schweiz, der EU oder auf Ihrem eigenen Server?

Klein anfangen

Sie müssen nicht alles auf einmal umstellen. Ein guter Start ist ein einziger Lieferant mit vielen Rechnungen oder alle Rechnungen unter einem bestimmten Betrag. Sobald das zuverlässig läuft, kommen die nächsten dazu.