Excel ablösen: Wann sich eine eigene Software lohnt

Warnsignale

• Es gibt mehrere Versionen derselben Datei, und niemand weiss, welche aktuell ist
• Nur eine Person versteht die Formeln wirklich
• Daten werden von Hand zwischen Dateien und Systemen kopiert
• Fehler fallen erst auf, wenn ein Kunde reklamiert
• Alle sehen alles, weil sich Zugriffe nicht sinnvoll einschränken lassen
• Mitarbeitende unterwegs haben keinen guten Zugriff

Drei Wege aus der Tabelle

Standardsoftware: Für verbreitete Aufgaben wie Buchhaltung oder Zeiterfassung gibt es gute fertige Lösungen. Sie sind schnell eingeführt, zwingen Sie aber, auf ihre Art zu arbeiten.

Low-Code-Tools: Damit lassen sich einfache Datenbanken und Formulare selbst bauen. Gut für kleine Teams und überschaubare Abläufe, bei wachsenden Anforderungen stossen sie an Grenzen.

Eigene Software: Lohnt sich, wenn der Ablauf für Ihr Geschäft zentral ist, viele Personen damit arbeiten oder er mit anderen Systemen verbunden werden muss. Sie passt genau zu Ihren Prozessen und wächst mit.

So gelingt der Umstieg

• Mit dem Ablauf beginnen, der am meisten Zeit oder Fehler kostet
• Zuerst einen klickbaren Prototyp anschauen, bevor programmiert wird
• Eine erste Version mit den wichtigsten Funktionen einführen und dann ausbauen
• Die bestehenden Daten sauber übernehmen, damit nichts verloren geht
• Die Mitarbeitenden früh einbeziehen, sie kennen die Tücken der heutigen Liste am besten